Modelovanie SRS zákazníka
Na základe informácií z analýzy systému zákazníka je možné pomocou nasledujúcich krokov vytvoriť model SRS zákazníka:
Školenie pre pochopenie modelovania SRS na začiatku má dvojitý význam. Jeden je motivačný, vysvetľujúci všetkým zainteresovaným zamestnancom dôležitosť a prínos vytvorenia modelu systému pre firmu a druhý je odborný, potrebný na pochopenie spôsobu tvorby modelu systému a súvislostí medzi jeho jednotlivými časťami.
Organizačné a personálne zabezpečenie SRS každá firma v nejakej podobe má. Skladá sa z organizačnej štruktúry a obsadenia pracovných funkcií zamestnancami, ktoré je možné vyčítať spravidla z pracovných zmlúv. Bez tohto kroku by nebolo možné pokračovať v modelovaní pretože každý produkt systému musí mať priradenú zodpovednú pracovnú funkciu, ktorá by mala byť obsadená vhodným(mi) zamestnancom(ami). Správni ľudia na pracovných funkciách sú základnou hybnou silou fungujúceho systému.
Zložky SRS obsahujú v sebe definíciu základných častí systému ako sú vedenie, riadenie, administratíva, financie, marketing, predaj, produkcia… Zložky je možné podľa potreby deliť do potrebnej úrovne. K jednotlivým zložkám je potrebné zadefinovať ich výsledné produkty a priradiť pracovné funkcie zodpovedné za ich dosiahnutie.
Doplnením podproduktov vytváraných v rámci jednotlivých zložiek SRS vrátane priradenia pracovných funkcií zodpovedných za ich vytvorenie zjemníme detaily a dotvoríme celkovú logiku modelu systému. Produkty obsiahnuté v jednotlivých zložkách sú potrebné z hľadiska dosiahnutia výsledného produktu zložky avšak môžu slúžiť aj ako vstupný produkt pre vytvorenie iného produktu. Z tohto dôvodu zadefinujeme zároveň s produktom aj jeho smerovanie k výslednému resp. inému produktu. Týmto spôsobom sa ujasnia vzťahy medzi jednotlivými pracovnými funkciami. Na doplnenie obrazu systému zadefinujeme aj tvorbu a výmenu produktov v priebehu tvorby pridanej hodnoty pre zákazníka, ktorý ide naprieč jednotlivými zložkami systému.
Ukazovatele výkonnosti SRS je potrebné zadefinovať a neskôr merať, spracovávať a hodnotiť pretože spoľahlivé riadenie firmy je možné dosiahnuť len na základe práce s faktami v nich obsiahnutými. Informácie takto získané sú z dlhodobého hľadiska neoceniteľné jednak ako podklad pre predpovedanie vývoja systému resp. jeho prípadné korekcie.
Zdokumentovanie a objasnenie SRS je zabezpečené dvoma typmi dokumentov. Jedným je príručka systému riadenia spoločnosti, ktorá je vypracovaná v papierovej aj elektronickej forme (na CD). Táto v sebe obsahuje v jednotlivých kapitolách komplexný, minimalizovaný čo do obsahu, ale verím, že dostatočne výstižný popis systému. Druhým je popis pracovnej funkcie, ktorý je výťahom zodpovedností a právomocí zo systému určeným príslušnej pracovnej funkcii. Medzi pracovné funkcie sú takýmto spôsobom rozdelené všetky produkty vytvárané v systéme. Po objasnení obsahu a účelu spomínaných dokumentov zamestnancom, títo spravidla bez problémov chápu svoje miesto a úlohy vo firme.
Pre zabezpečenie kontinuálneho fungovania systému resp. kontroly dosahovania plánovaných výsledkov poskytujem zákazníkom podporu vo forme servisu SRS TQM.
